สำนักงานอำนวยการ

ประวัติความเป็นมา

สังกัดสำนักงานอธิการบดี มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีพระจอมเกล้าธนบุรี เดิมเป็น กองธุรการ/สถาบันเทคโนโลยีพระจอมเกล้า วิทยาเขตธนบุรี จนกระทั่งปี 2529 สถาบันเทคโนโลยีพระจอมเกล้าได้แยกตัวเป็นอิสระจากกันเป็น 3 สถาบัน วิทยาเขตธนบุรีจึงได้ยกฐานะเป็นสถาบันเทคโนโลยีพระจอมเกล้าธนบุรี เป็นนิติบุคคล ที่มีฐานะเป็นกรมในสังกัดทบวงมหาวิทยาลัย และได้เปลี่ยนโครงสร้างในสำนักงานอธิการบดี โดยเปลี่ยนชื่อหน่วยงาน เดิม กองธุรการ เป็น กองกลาง และแบ่งงานตามภารกิจเป็น 7 กลุ่ม คือ งานสารบรรณ งานประชาสัมพันธ์ งานการประชุมและพิธีการ งานพัสดุ งานคลัง งานการเจ้าหน้าที่ และงานอาคารสถานที่และยานพาหนะ

เมื่อสถาบันเทคโนโลยีพระจอมเกล้าธนบุรี ได้ปรับเปลี่ยนเป็นมหาวิทยาลัยในกำกับรัฐบาล และเปลี่ยนชื่อเป็นมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีพระจอมเกล้าธนบุรี โดยมีฐานะเป็นมหาวิทยาลัยของรัฐ ที่ไม่เป็นส่วนราชการแต่อยู่ในกำกับของรัฐและเป็นนิติบุคคลตามพระราชบัญญัติของมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีพระจอมเกล้าธนบุรี ซึ่งประกาศในราชกิจจานุเบกษาเล่มที่ 115 ตอนที่ 11 ก เมื่อวันที่ 5 มีนาคม 2541 มีผลบังคับใช้ตั้งแต่วันที่ 7 มีนาคม 2541 เป็นต้นไป และได้ปรับปรุงโครงสร้างการบริหารสำนักงานอธิการบดีใหม่ โดยเปลี่ยนชื่อหน่วยงานเดิม “กองกลาง” เป็น “กองบริการการบริหาร” ปรับการแบ่งส่วนงานเป็น 4 กลุ่ม คือ งานสารบรรณ งานเลขานุการผู้บริหาร งานการประชุมและพิธีการ งานนิติการและสัญญา* และได้รับมอบหมายให้กำกับดูแลและประสานงานกับอีก 2 หน่วยงาน คือ งานประสานงานมูลนิธิเพื่อการพัฒนามหาวิทยาลัยเทคโนโลยีพระจอมเกล้าธนบุรี และศูนย์พัฒนาเด็กเล็กก่อนวัยเรียน

ต่อมามหาวิทยาลัยฯ ได้ปรับปรุงโครงสร้างสำนักงานอธิการบดี ตามมติที่ประชุมสภามหาวิทยาลัย ในคราวประชุมครั้งที่ 166 เมื่อวันที่ 8 มีนาคม 2556 ได้เปลี่ยนชื่อหน่วยงานเดิม “กองบริการการบริหาร” เป็น “สำนักงานอำนวยการ” โดยขึ้นตรงต่ออธิการบดี มีหน่วยงานในสังกัด 4 กลุ่มงาน คือ กลุ่มงานเลขานุการผู้บริหาร กลุ่มงานสารบรรณ กลุ่มงานการประชุมและพิธีการ กลุ่มงานเลขาสภามหาวิทยาลัย และได้รับมอบหมายให้กำกับดูแลและประสานงานกับอีก 2 หน่วยงาน คือ งานประสานงานมูลนิธิเพื่อการพัฒนามหาวิทยาลัยเทคโนโลยีพระจอมเกล้าธนบุรี (ให้ขึ้นตรงกับอธิการบดี โดยอยู่ภายใต้การกำกับดูแลของสำนักงานอำนวยการ) และศูนย์พัฒนาเด็กเล็กก่อนวัยเรียน (ต่อมาที่ประชุมคณะกรรมการบริหารงานบุคคล ในคราวประชุมครั้งที่ 2/2559 เมื่อวันที่ 14 มีนาคม 2559 มีมติให้ ศูนย์พัฒนาเด็กเล็กก่อนวัยเรียน ย้ายไปอยู่ภายใต้การกำกับดูแลของกลุ่มงานบริหารค่าตอบแทนและสิทธิประโยชน์ สังกัดสำนักงานบริหารทรัพยากรบุคคล)

* หมายเหตุ : จากการปรับโครงสร้างการบริหารดังกล่าว “งานนิติการและสัญญา” ซึ่งเดิมสังกัดกองบริการการบริหาร ได้แยกออกเป็น “สำนักงานนิติการ” ขึ้นกับอธิการบดีโดยตรง

วิสัยทัศน์ (Vision)

“เป็นหน่วยงานหลักที่เชื่อมโยงการบริหารงานของมหาวิทยาลัยให้มีความคล่องตัวและประสิทธิภาพสูงสุด”

พันธกิจ (Mission)

สนับสนุนการบริหารและประสานนโยบาย ระดับมหาวิทยาลัย

ค่านิยมองค์กร (Values)

สำนักงานอำนวยการ มีการปฏิบัติงานให้เป็นไปตามพันธกิจของหน่วยงานภายใต้หลักปฏิบัติของคำว่า “Secretariat” ดังนี้

S : Service Mind	คือ	การให้บริการด้วยจิตใจที่รักงานบริการอย่างเต็มเปี่ยม และแสดงออกให้ลูกค้าเห็นถึงความเอาใจใส่
E : Efficiency	คือ	การทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ และมีผลงานที่มีคุณภาพในระยะเวลาที่เหมาะสม
C : Communication	คือ	การติดต่อสื่อสารที่มีคุณภาพ
R : Responsibility	คือ	มีความรับผิดชอบในหน้าที่ของตน
E : Energy	คือ	การรู้จักกำลังความสามารถในการทำงานของตน
T : Technique	คือ	การประยุกต์กระบวนการทำงานให้เหมาะสม
A : Active	คือ	การมีความกระตือรือร้นในการทำงาน
R : Reaction	คือ	มีการทำงานที่ตอบสนองความต้องการอย่างทันท่วงที ไม่รอช้า
I : Idea	คือ	มีความคิดสร้างสรรค์ และรู้จักคิดที่จะพัฒนาตนเองอยู่เสมอ
A : Assertive	คือ	กล้าแสดงความคิดเห็น พูดเสนอแนะ หรือทำสิ่งที่ถูกต้อง
T : Tireless	คือ	ขยันและทุ่มเทในการทำงานให้เต็มที่

สมรรถนะหลัก (Core Competencies)

สำนักงานอำนวยการ มีสมรรถนะหลักในการปฏิบัติงาน ดังนี้

การบริหารจัดการอย่างมีระบบ
สามารถแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นในสถานการณ์กะทันหัน เพื่อให้งานบรรลุเป้าหมายและวัตถุประสงค์ได้
การให้บริการด้วยจิตใจที่รักงานบริการและแสดงให้ลูกค้าเห็นถึงความเอาใจใส่ (Service Mind)

ภารกิจตามโครงสร้างของแต่ละกลุ่มงานภายในสำนักงานอำนวยการ

กลุ่มงาน

ภารกิจตามโครงสร้าง

กลุ่มงานเลขานุการผู้บริหาร
(Executive Secretary Unit)

1. เป็นศูนย์กลางการบริหารจัดการ
ทำหน้าที่เป็นจุดรวมข้อมูลและการประสานงานระหว่างผู้บริหาร หน่วยงานภายใน และภายนอก เป็นกลไกสำคัญในการขับเคลื่อนนโยบายมหาวิทยาลัยให้เกิดผลในทางปฏิบัติ ส่งเสริมการตัดสินใจของผู้บริหารด้วยข้อมูลที่ถูกต้อง ครบถ้วน และทันเวลา
2. การสนับสนุนเชิงระบบและกระบวนการ
พัฒนาและดูแลระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ให้มีประสิทธิภาพ วางระบบการจัดประชุมให้เหมาะสมกับสถานการณ์ทั้งแบบ online และ onsite ส่งเสริมการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในการบริหารงาน เช่น ระบบจัดเก็บเอกสารออนไลน์ หรือการใช้เทคโนโลยีปัญญาประดิษฐ์ มาเป็นผู้ช่วยในการปฏิบัติงานให้รวดเร็วยิ่งขึ้น รวมทั้งการจัดทำระบบและคู่มือการจัดการเรื่องร้องเรียน เพื่อขับเคลื่อนและส่งเสริมงานด้านธรรมาภิบาลของมหาวิทยาลัย
3. การบริหารความสัมพันธ์และภาพลักษณ์องค์กร
ดำเนินการจัดกิจกรรมพิเศษ งานพิธีการของมหาวิทยาลัย และการให้ความร่วมมือกับการเข้าร่วมกิจกรรมภายนอก ทั้งระดับหน่วยงานและระดับประเทศ สะท้อนภาพลักษณ์ของมหาวิทยาลัย และการสร้างความผูกพันระหว่างบุคลากรทุกระดับของมหาวิทยาลัยและแสดงถึงความตั้งมั่นในสถาบันชาติ ศาสนา และพระมหากษัตริย์
4. การพัฒนาบุคลากรและความรู้ภายใน
ส่งเสริมการพัฒนาทักษะของบุคลากรในด้านการบริหารจัดการ การสื่อสาร และการใช้เทคโนโลยี สร้างวัฒนธรรมการทำงานแบบมืออาชีพ มีความรับผิดชอบ และยึดหลักธรรมาภิบาล จัดทำคู่มือปฏิบัติงานและแนวทางการทำงานที่ชัดเจนสำหรับแต่ละกลุ่มงาน

ภารกิจของกลุ่มงาน
ภายในสำนักงานอำนวยการ

1. กลุ่มงานสารบรรณ

• กำหนดแนวทาง นโยบาย และระเบียบการบริหารจัดการระบบงาน สารบรรณของมหาวิทยาลัย
• บริหารจัดการระบบงานเอกสารรับเข้า-ส่งออกหรือพัสดุของหน่วยงาน ทั้งภายในและภายนอกผ่านระบบสารบรรณฯ และศูนย์ไปรษณีย์ของมหาวิทยาลัย
• ดำเนินการเพื่อการพัฒนาและบริหารจัดการระบบงานสารบรรณอิเล็คทรอนิกส์ของมหาวิทยาลัย ให้นำมาใช้ได้ตามวัตถุประสงค์
• เป็นศูนย์กลางในการจัดเก็บเอกสาร ประกาศ ระเบียบ การปรับปรุง ข้อกิจจา มจธ. และการจัดการข้อมูลตามกฏกระทรวงฯ
• บริหารจัดการงานสนับสนุนบริหารของสำนักงาน เช่น งานแผน งานการเงิน งานบุคคล(HRM/HRD) งานจัดซื้อจัดจ้าง รวมทั้งการจัดทำรายงานประจำปีของสำนักงาน
• การบริหารจัดการด้านสถานที่ สาธารณูปโภคและสื่อประชาสัมพันธ์ ในอาคารสำนักงานอธิการบดี
• บริหารจัดการระบบงานบริหารความเสี่ยง และการควบคุมภายในของสำนักงาน

2. กลุ่มงานเลขานุการผู้บริหาร

• กำหนดแผนงาน และบริหารจัดการตารางนัดหมายผู้บริหาร ปฏิทินงานพิธีการ การประชุม และงานกิจกรรมหลักของมหาวิทยาลัยให้กับผู้บริหาร
• บริหารจัดการข้อมูลเพื่อสนับสนุนการปฏิบัติงานของผู้บริหาร พิจารณากลั่นกรองและจัดลำดับความสำคัญเร่งด่วนของงานตรวจทานความถูกต้องสมบูรณ์ของเอกสาร รวมทั้งการให้ข้อมูลเบื้องต้นเพื่อประกอบการพิจารณาของผู้บริหาร
• บริหารจัดการงานในบทบาทเลขานุการผู้บริหาร เพื่ออำนวยความสะดวกให้แก่ผู้บริหารในการปฏิบัติงาน เช่น การจองสถานที่ การเดินทาง การจัดการค่าใช้จ่าย เป็นต้น
• การปฏิบัติงานอื่นตามที่ได้รับมอบหมาย อาทิ การจัดประชุมและเป็นเลขานุการการประชุม การดูแลและเตรียมความพร้อมห้องประชุม และการประสานงานกับบุคคลหรือหน่วยงาน รวมทั้งการบริหารจัดการงานโครงการพิเศษตามที่ผู้บริหารมอบหมาย

3. กลุ่มงานสนับสนุนงานนโยบายและกิจการพิเศษ

• บริหารจัดการและกำกับติดตามงานด้านนโยบายของมหาวิทยาลัย (Policy Management) ได้แก่ การพัฒนางานประจำตามแนวทาง Daily Management การบริหารจัดการ IQA ของสำนักงานอธิการบดี และ Productivity Improvement ของสำนักงาน
• บริหารจัดการและกำกับติดตามการดำเนินงานด้านธรรมาภิบาลของมหาวิทยาลัย ได้แก่ ITA /มาตรฐานจริยธรรม (กมจ.)
• บริหารจัดการระบบรับเรื่องร้องเรียนของมหาวิทยาลัย ประสานงานและติดตามการจัดการเรื่องร้องเรียน
• ประสานงานการสรรหาคณะกรรมการหรือผู้บริหารในระดับมหาวิทยาลัย ได้แก่ นายกสภา กรรมการสภามหาวิทยาลัย อธิการบดี
• กำหนดแผนงาน และบริหารจัดการงานพิธีการ การประชุม และงานกิจกรรมหลักของมหาวิทยาลัย
• บริหารจัดการวัสดุอุปกรณ์ด้านพิธีการของมหาวิทยาลัย บริการจัดเลี้ยงและห้องประชุม
• ดูแลเว็บไซต์สำนักงาน และการจัดเก็บข้อมูลการประชุมหลักของมหาวิทยาลัยบนเว็บไซต์
• การบริหารจัดการประชุมระดับมหาวิทยาลัยตามที่ได้รับมอบหมาย ได้แก่ คณะกรรมการประสานบริหาร

4. กลุ่มงานเลขานุการสภามหาวิทยาลัย

• กำหนดแผนงานและบริหารจัดการ การประชุมสภามหาวิทยาลัย ให้เป็นไปตามวัตถุประสงค์
• การดำเนินการก่อนการประชุม การจัดทำวาระการประชุม การแจ้งนัดหมาย การเตรียมห้องประชุมและโสตทัศนูปกรณ์
• การดำเนินการระหว่างการประชุม งานผู้ช่วย เลขานุการที่ประชุม การสนับสนุนข้อมูล การอำนวยความสะดวกในการประชุม
• การดำเนินการหลังการประชุม จัดทำสรุป/รายงานการประชุม และเวียนเอกสารตามระเบียบการประชุม
• การติดตามและรายงานสรุปผลการดำเนินการเชิงนโยบายของหน่วยงานตามมติที่ประชุม
• ดำเนินการจัดทำรายงานสรุปผลการดำเนินงานของสภาฯ เช่น รายงานประจำปี เอกสารเผยแพร่
• บริหารจัดการข้อมูลและดูแล website สภามหาวิทยาลัย
• การบริหารจัดการประชุมอื่นๆ ระดับมหาวิทยาลัยตามที่ได้รับมอบหมาย อาทิ คณะกรรมการกลั่นกรองฯ